O gerenciamento de projetos é um desafio comum para boa parte dos gestores. Para que ele seja eficaz, é preciso que prazos sejam cumpridos, bem como focar em organização e no uso correto e metodologias. Nesse cenário, a estrutura analítica do projeto faz parte desse processo e é considerado um dos pilares do desenvolvimento das empresas.

A seguir, veja as vantagens da estrutura analítica do projeto e como elaborá-la de forma eficiente. 

O que é uma estrutura analítica de projetos (EAP)?

O termo estrutura analítica do projeto vem do inglês Work Breakdown Structure (WBS). Resumidamente, é uma ferramenta que visa dividir o grande trabalho, que deverá estar pronto no resultado final, em pequenas metas durante a execução do projeto. 

Esse modelo facilita tanto na gestão do projeto, quanto na melhor definição de um cronograma. Além disso, otimiza a identificação de possíveis ajustes e até mesmo na alocação de recursos e custos gerais. 

Em suma, a estrutura analítica do projeto foca não somente na metodologia usada, mas sim nos prazos e pequenos resultados, que devem ser obtidos ao longo do desenvolvimento, para que o projeto seja entregue em dia. Para isso, estabelece uma estrutura hierárquica, na qual a próxima etapa de trabalho sempre depende da finalização da anterior. 

Dessa forma, a estrutura analítica do projeto comumente é desenhada em forma de um diagrama, que faz a organização visual do escopo do projeto. Assim, consegue diluir os trabalhos e mapeá-los de maneira mais eficiente. 

Quais são os benefícios da estrutura analítica de projetos?

Como a estrutura analítica do projeto consegue estruturar as informações e serviços e facilitar o esforço, ela acaba oferecendo diversos benefícios. Conheça os principais deles. 

1- Identificação dos riscos

Uma vez que a estrutura analítica do projeto realiza a segmentação, ela facilita para que o gestor identifique problemas na execução, bem como identifique riscos. Dessa forma, ele consegue se antecipar e realizar um monitoramento mais focado, de forma que possa evitar erros e atrasos que possam prejudicar o resultado final. 

2- Evidencia atrasos 

Por falar em atrasos, com a estrutura analítica do projeto fica mais simples do gestor identificar quando um setor não cumpriu com o cronograma e, consequentemente, prejudicou o andamento do trabalho como um todo. Dessa forma, fica mais fácil analisar qual é o problema e fazer os ajustes. 

3- Melhor controle do tempo

Como a estrutura analítica do projeto restabelece um cronograma, ela facilita para que o gestor estabeleça os prazos adequados, de forma que a totalização do projeto seja feita em dia. Consequentemente, ela auxilia também na determinação do prazo para a finalização do mesmo.

4- Colabora para o estabelecimento de metas

A estrutura analítica do projeto simplifica os processos e as informações. Dessa forma, como é representada de forma visual, colabora para a determinação de metas de maneira mais eficiente.

Como desenvolver uma EAP de maneira estratégica?

#1 Elabore o termo de abertura do projeto

O primeiro passo é detalhar o escopo do projeto. Afinal, será nessa etapa que serão definidos os trabalhos que serão realizados. Dessa forma, o termo de abertura do projeto conta com os seguintes itens:

• Justificativa do projeto, ou seja, porque ele será realizado;
• Quais são as finalidades do projeto;
• Quais são os objetivos do projeto;
• Descrição detalhada do produto;
• Partes interessadas, que também é chamada de stakeholders, no projeto;
• Entregas do projeto;
• Quais serão os critérios de aceitação das entregas, que permitem determinar o nível de qualidade esperado;
• Previsão de tempo;
• Previsão de custo;
• O que não seja incluído no escopo do projeto, ou seja, as exclusões, que são importantes para evitar divergências e discussões no desenrolar dos trabalhos;
• Pressupostos do projeto;
• Fatores limitantes do projeto;
• Oportunidades e ameaças envolvendo o desenvolvimento do projeto;
• Assinatura dos aprovadores.

#2 Divida o projeto em partes menores

Com o termo de abertura do projeto pronto e assinado, é o momento de começar a desenvolver a estrutura analítica do projeto. Para isso, é indicado que o projeto seja decomposto em pequenas tarefas e metas. 

Assim, deverá ser realizado pelo gerente de projetos e demais membros da equipe, de forma que garanta o trabalho necessário para entregar o resultado esperado. Para isso, essa divisão deve ser feita de forma hierárquica. Dessa forma, a estrutura analítica do projeto pode ser dividida em uma das seguintes maneiras:

• por fases, que se baseia no ciclo de vida do projeto;
• por entregas, que tem como base os produtos que deverão ser entregues;
• por subprojetos, ou seja, por pequenos projetos dentro do grande projeto;
• por equipe, que o divide de acordo com o setor envolvido na execução de determinada etapa;
• de forma híbrida, ou seja, que leva em consideração diversos fatores cidadãos de uma só vez.

Depois de decidir como fará essa divisão, identifique os pacotes de entrega e decomponha o trabalho em conjunto de atividades, que permitam um gerenciamento mais eficiente. Feito isso, coloque todas as informações em uma estrutura visual, para melhor acompanhamento tanto dos gestores, quanto da equipe. 

#3 Tenha um dicionário da estrutura analítica do projeto

Uma vez que o diagrama esteja pronto, é importante considerar que, embora ele seja muito prático, não traz informações aprofundadas sobre cada etapa. Por isso, é importante que para cada uma delas seja elaborado um documento em anexo, que determine e descreva as especificações de cada pacote de trabalho.

Feito isso, é só levar a estrutura analítica do projeto para a aprovação das partes envolvidas. Isso garantirá que o fluxo mapeado realmente atenda às expectativas de todos. 

#4 Dicas para facilitar a construção da EAP

• Faça uma boa coleta dos requisitos ao conversar com o cliente;
• Use um vocabulário simples no dicionário, de forma que qualquer envolvido consiga compreender sem dificuldade;
• Padronize a estrutura analítica do projeto dentro da empresa, tanto para facilitar a elaboração, quanto o entendimento por parte da equipe;
• Evite o Gold Plating, ou seja, entregar além do solicitado, pois acaba aumentando os riscos do projeto;
• Use um bom software de gestão.

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